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Il budget? Una chiave del successo per avere l’azienda sotto controllo

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L’elaborato ha voluto analizzare il mercato del lavoro evidenziandone la sua poliedricità: oggi, infatti non si può più parlare dell’esistenza di un unico mercato del lavoro, ma bensì di una moltitudine di mercati formati da gruppi di lavoratori e operatori più o meno comunicanti fra di loro. Si è poi passati ad analizzare il mercato interno del lavoro, definendolo e menzionando le sue origini. Il mercato interno lo possiamo definire come un “administrative unit”, vale a dire “una unità amministrativa all’interno della quale la remunerazione e l’allocazione del lavoro sono determinate da un insieme di regole amministrative”. Il termine unità amministrativa può essere inteso come organizzazione nel suo complesso, ma anche come solo una sua parte (una funzione, un dipartimento, un ufficio) piuttosto che un gruppo di imprese o un ordine professionale.

Il costo del personale

Nella seconda parte dell’elaborato si sono analizzati i costi del personale ed uno degli strumenti più importanti nell’organizzazione delle risorse umane quale il budget del personale. Dopo aver definito la contabilità delle risorse umane quale “strumento che fornisce le informazioni necessarie per acquisire, allocare, utilizzare, sviluppare, trattenere, valutare e ricompensare il personale e si configurandosi come uno schema razionale a disposizione non solo della funzione risorse umane ma di tutto il management, in particolare del vertice aziendale”, si è evidenziato il ruolo fondamentale del direttore del personale nella determinazione dei costi relativi alle R.U. L’elaborato è poi passato ad analizzare i costi del personale: il concetto di costi del personale deriva a sua volta da quello più generale di costo. Relativamente alle risorse umane, il costo rappresenta il valore, ossia una quantità espressa in termini di unità monetarie, delle risorse impiegate in sede di realizzazione dei processi attraverso i quali l’impresa mira al raggiungimento del suo obiettivo di profitto, ovvero il sacrificio sostenuto per ottenere un beneficio atteso. La determinazione dei costi, infatti, è finalizzata ad assicurare le informazioni necessarie per conoscere la destinazione delle risorse, per controllare l’andamento della gestione e per far prendere le decisioni necessarie alla direzione aziendale. Nell’ultima parte si è analizzato uno degli elementi fondamentali della pianificazione delle risorse umane: il budget del personale. Questo strumento è la risultante di un processo formalizzato di programmazione e controllo delle attività ai diversi livelli dell’organizzazione. Il budget del personale è espresso, normalmente, in termini di quantità economiche, solitamente desunte dai trend passati che diventano standard per le attività future; il risultato del processo di previsione si manifesta sotto forma di stime di costo complessivo delle risorse umane. Si colloca all’interno di un più ampio sistema di budgeting aziendale.

Il controllo di gestione

Il budget consente di controllare la gestione delle risorse umane in maniera oggettiva e non equivoca, soprattutto per quanto riguarda l’equilibrio delle scelte rispetto agli equilibri economico–finanziari. Il processo di elaborazione del budget risulta essere per molti motivi abbastanza complesso: il budget non è altro che un momento di sintesi delle politiche che riguardano le risorse umane. Lo strumento del budget è stato introdotto nel 1923 da James O. McKisey anche se si può far risalire la nascita di uno strumento simile al 1494 grazie a Fra Luca Pacioli che indicò accanto alla necessità non solo di rappresentare i fatti economici di un’organizzazione ma di disporre di uno strumento a supporto delle decisioni. Il budget è sempre legato ad un orizzonte temporale, generalmente annuale ed è articolato al suo interno in budget relativi a periodi di durata inferiore, in funzione delle caratteristiche dei processi produttivi aziendali, dalla variabilità delle condizioni di contesto e delle necessità di controllo. L’esigenza di programmazione e controllo della gestione può riguardare anche un orizzonte temporale più ampio, suggerendo l’elaborazione di budget pluriennali, accanto a quello annuale, nei quali trovano espressione i piani a medio e lungo termine. Il processo di elaborazione del budget generale si articola in un complesso di operazioni che si sviluppano sulla base di previsioni economiche. Il primo passaggio consiste nella definizione degli obiettivi e nella elaborazione di programmi di attività necessarie per il loro conseguimento, misurati attraverso budget particolari. Quindi, la costruzione di budget particolari consente di programmare le attività delle differenti aree in cui l’organizzazione si articola, al fine di conseguire i risultati attesi. Questi budget particolari confluiscono in modo coerente nel budget generale o master budget con un processo di integrazione dei dati coerente. La costruzione dei budget particolari è affidata, quale strumento di programmazione decentrato, ai responsabili delle aree cui sono attribuiti specifici obiettivi da raggiungere.

Misurare i programmi

Di qui nasce il sistema di contabilità per centri di responsabilità che prevede la misurazione dei programmi attraverso i budget e delle azioni attraverso i risultati conseguiti. I budget parziali sono a loro volta distinti in budget operativi, budget finanziari e budget degli investimenti. In alcune aziende, però, le competenze e l’analisi delle risorse umane risultano fondamentali nelle strategie aziendali ed il controllo del costo del lavoro assume un rilievo centrale cosi il budget del personale può configurarsi come “budget base”, determinando le condizioni essenziali su cui fondare l’elaborazione dei “budget derivati”. Per quanto concerne le metodologie per l’elaborazione del budget, ne ritroviamo due alternative: l’approccio incrementale e l’approccio a base zero. Quello incrementale rappresenta il più tradizionale nell’elaborazione del budget del personale; esso è basato sulla “logica incrementale”, secondo la quale l’obiettivo di costi previsto nel budget riferito a un certo anno futuro è individuato sulla base dei costi dell’ anno precedente, aumentati per tener conto sia degli sviluppi previsti nelle attività che li generano, sia di altre circostanze che ne influenzano il livello. Secondo questo approccio, i costi del lavoro sono stimati tenendo in considerazione l’incremento di organico previsto per l’anno al quale il budget si riferisce, nonché gli aumenti delle retribuzioni attesi o previsti.

Approccio a base zero

L’approccio a base zero, invece, si è andato diffondendo recentemente, in conseguenza dell’aumento delle dimensioni e delle complessità strutturali delle aziende, che ha sollecitato una maggiore attenzione della direzione d’impresa al problema della riduzione dei costi. La logica a base zero prescinde dall’obiettivo di costo dell’anno precedente e impone a ciascun centro di budget la verifica delle attività da porre in essere per raggiungere gli obiettivi assegnati, al fine di accertarne le risorse necessarie. Nell’elaborato si sono poi individuate alcune componenti fondamentali di un budget del personale, che possono essere sintetizzate nelle quattro macrocategorie funzionali: costi di mantenimento, vale a dire le componenti della retribuzione fissa e variabile; i costi di acquisizione, articolati al loro interno in costi di ricerca, selezione, assunzione e inserimento dei lavoratori in azienda; i costi di sviluppo, che sono generati dalla formazione e dall’attuazione delle politiche meritocratiche, in relazione ai sistemi di valutazione delle risorse umane; i costi di separazione, che riguardano la fase di cessazione del rapporto lavorativo (ad esempio incentivi all’uscita, ricollocamento dei lavoratori sul mercato). Infine, è stato analizzato il budget del personale di tre grandi imprese operanti in settori differenti, evidenziandone le differenze di metodo e di contenuto.

CURRICULUM

Orazio Perillo, 23 anni di Locorotondo, si è laureato in Economia e Commercio di Bari con votazione 110 e lode, discutendo una tesi in Organizzazione e gestione delle risorse umane dal titolo “I mercati del lavoro: i mercati interni e le politiche di programmazione e gestione del personale”. Attualmente è iscritto al corso di Consulenza prof. per le Aziende. Ha maturato esperienze lavorative in studi di consulenza fiscale.

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